Sistem Pengendalian Intern
Sistem
Pengendalian Intern
à Suatu
perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat
yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk
menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran
data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Dari definisi di
atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :
1. Menjaga kekayaan
organisasi.
2. Memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi.
3. Mendorong
efisiensi.
4. Mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dilihat dari
tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua
yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian
Intern Administratif (Feedback Controls).
Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi
yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data
akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit
organisasi.
Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi
dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya
pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan
yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.
Elemen
Pengendalian Internal
1.Lingkungan
Pengendalian
2.Sistem
Akuntansi
3.Prosedur
Pengendalian
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan
Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang
secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.
Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen
Filosofi adalah
seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan
karyawannya.
(menggambarkan
apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan)
Gaya Operasional
mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan
harus dikerjakan
(Filosofi
perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
Struktur Organisasi
Salah satu
elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur
Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu
perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)
Dewan Komisaris Dan Audit Komite
Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang
saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan
pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung
dari dewan komisaris)
Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk
melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional
perusahaan.
Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab
mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode
ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
Metode Pengendalian Manajemen
Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode
pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui
peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
Kebijakkan dan praktik kepegawaian
Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan
perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai
pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga
dilakukan dalam meminimumkan resiko.
Pengaruh Ekstern
Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang
dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas
organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.
Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk
menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian
manajemen.
Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan
mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian
manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri
dari :
1. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu
kegiatan atau transaksi.
2. Pembagian tugas.
3. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai.
4. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
5. Pengecekan independen terhadap kinerja.
Penggunaan Wewenang Secara Tepat
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas
dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan
dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya
pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan
transaksi kepada orang lain.
Pembagian Tugas
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan
penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan
transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan.
Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan
transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang
dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan
organisasi tidak terjamin keamanannya.
Dokumen dan Catatan yang Memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan
dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan
transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang
memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai
kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan
berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke
tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya
pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
Pengecekan independen terhadap kinerja
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus
dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik.
Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen
(selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi
pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data
Elektronik
Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang
menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih
menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).
Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu
pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada
orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).
Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan
Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian
Aplikasi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang
digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini
meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program,
pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.
Organisasi
Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan
memisahkan fungsi fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu
transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang
berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi
yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.
Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut
seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga
fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.
Contoh, dalam sistem manual persediaan barang,
pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan
(gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir
periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah
sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk
membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat
menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer
melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan
penerimaan barang.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam
lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :
a. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.
b. Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.
c. Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.
Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :
a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap
ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.
b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk
mengakses komputer.
c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.
Pengendalian terhadap sistem dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem
dan program meliputi :
a. Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b. Prosedur pengujian program.
c. Prosedur pengubahan program.
d. Dokumentasi.
Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama
:
a. Operasi konversi data.
b. Operasi Komputer.
c. Perpustakaan.
d. Fungsi Pengendalian.
Kegiatan konversi data terdiri dari pengubahan data
dari dokumen sumber kedalam bentuk yang dapat dibaca komputer baik dengan
metode batch maupun online processing.
Pengendalian terhadap operasi komputer meliputi :
Akses ruangan komputer yang terbatas, pembuatan
instruksi yang jelas mengenai perubahan data dokumen sumber jadimachine-readable
form, password yang digunakan untuk mengatur penggunaan komputer.
Pengendalian terhadap arsip data dan program yang
disimpan harus dilakukan oleh karyawan perpustakaan dalam tempat yang
terlindung dengan baik, meliputi : prosedur dalam penyimpanan, penjagaan
keamanan fisik terhadap arsip komputer, prosedur pembuatan backup, pengendalian
terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.
Sumber referensi :
http://eleks-mulyadi.blogspot.co.id/2009/12/pengendalian-intern-auditing.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar